Die Zukunft von Events: Hybride Formate als “new normal” bei zukünftigen Messen und Events

Die Zukunft von Events: Hybride Formate als “new normal” bei zukünftigen Messen und Events

Hybride Formate als “new normal” bei zukünftigen Messen und Events

Der zukünftige Standard bei Messen und Events entspricht der hybriden Form – so wirkt es zumindest durch die vielen Präsenzveranstaltungen, bei denen die Option der digitalen Teilnahme einen weitaus größeren Stellenwert hat als vor der Pandemie. Außerdem gibt es gute Gründe, warum sich das hybride Format auch nach der Pandemie weiter etablieren wird.

Worauf es bei der Planung von hybriden Events ankommt und was Veranstalter:innen dabei beachten müssen, erfahren Sie hier:

Gute Gründe für "hybride Events"

Einer der wohl relevantesten Gründe sowohl für Unternehmen, als auch für die Veranstalter:innen ist der Kostenfaktor. Eine virtuelle Teilnahme ist für Unternehmen wesentlich kostengünstiger, als eine Teilnahme vor Ort. Ein virtueller Stand ist nicht nur erschwinglicher und weniger aufwendig, sondern Sie sparen sich auch die Kosten für Standpersonal, sowie für Anreise und Verdienstausfälle.

Ihrer Veranstaltung sind keine Grenzen mehr gesetzt; Die Anzahl der Teilnehmer:innen wird nicht mehr durch räumliche Gegebenheiten begrenzt – die Events erreichen demnach potenziell mehr Menschen und die Teilnehmer:innen müssen weniger intensiv betreut werden. Zudem sind Hybrid-Veranstaltungen umweltfreundlicher, da weniger Teilnehmer:innen anreisen müssen.
Messen und Events sind heute somit ein Stück weit ortsunabhängiger und Sie können so neue Zielgruppen erschließen.

Gleichzeitig sind digitale Teilnehmer:innen auch für die Veranstalter:innen weniger kostenintensiv, finanzieren über die Teilnahmegebühr die Vor-Ort-Veranstaltung trotzdem mit. Was das potenzielle Publikum außerdem weiter vergrößert, ist die Tatsache, dass Veranstaltungen nicht nur live besucht bzw. angesehen werden können, sondern im Nachhinein On-Demand zur Verfügung stehen. Interessierte können so, wenn gewünscht, sogar gegen eine Gebühr zu einem späteren Zeitpunkt auf die Inhalte zugreifen.

Was kommt in Sachen “hybride Events” auf Veranstalter:innen zu?

Kurz gesagt: Veranstalter:innen werden Videoproduzent:innen

Veranstalter:innen werden in Zukunft eine Doppelrolle erfüllen müssen; sie werden gleichzeitig Event-Manager:in als auch Produzent:in von Video-Inhalten. Das bedeutet, dass sie sich auch völlig neuen Anforderungen in Bezug auf Veranstaltungen stellen müssen. So wird zum Beispiel die Qualität des angebotenen Bewegtbildes und des zu übertragenden Tons für die digitalen Teilnehmer:innen zu einem sehr wichtigen Kriterium. Hier ist es grundsätzlich entscheidend, eine Technologie zu nutzen, die den gesamten Weg des Contents auch über die Veranstaltung hinweg begleitet, statt auf einen Dienstleister zu setzen, der sich ausschließlich um die Übertragung des Contents kümmert.

Sobald die technische Infrastruktur als Voraussetzung geschaffen ist, wird die eigentliche Umsetzung des hybriden Events sehr unkompliziert, da das gesamte technische Handling des Video-Streamings durch den Technologiepartner erfolgt. Die einzigen wichtigen Fragen, mit denen Veranstalter:innen sich beschäftigen sollten, sind dann nur noch rein planerischer Natur: Welche Plattform kann den gesamten Video-Workflow zielführend abbilden? Müssen auch andere Voraussetzungen erfüllt werden, wie bspw. DSGVO-Konformität? Soll das Event auch nach dem Livestream On-Demand abrufbar sein? Gibt es ein Studio aus dem Livestreams gesendet werden oder geht bspw. ein Video-Team durch die Messehalle? Diese Gedankengänge sind insofern wichtig, da die Inhalte sowohl vor, während und auch nach dem Event als Touchpoint für Besucher:innen fungieren.

Auf einen guten Partner kommt es an

Die höhere Impfquote sorgte im Sommer 2021 für mehr Vor-Ort-Veranstaltungen. Dabei war die Zahl der Plätze meist stark limitiert. Die Form der Durchführung von On-Site-Veranstaltungen war und ist weiterhin abhängig vom aktuellen Pandemiegeschehen. Immer mehr Veranstalter:innen setzen deswegen auch heute auf ein begleitendes Livestreaming-Event.

Der Erfolg eines hybriden Events hängt also mitunter maßgeblich davon ab, ob die technische Umsetzung reibungslos erfolgt. Bei jedem Event und jeder Messe wird es demnach zukünftig umso wichtiger zu bedenken, wie sich die Informationen vom Veranstaltungsort an die Zuschauer:innen zu Hause aufbereiten und darstellen lassen. Die Umsetzungsmöglichkeiten sind vielseitig und der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Die wichtigste Aufgabe der Veranstalter:innen ist es also, das Online-Angebot entsprechend anzupassen bzw. zu erweitern. Der beste Startpunkt für ein erfolgreiches Event ist immer die Wahl eines guten Technologiepartners.

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